TIPS PARA JUNTAS REALMENTE EFECTIVAS

Una reunión productiva puede ser muy valiosa, un gran ahorro de tiempo e incluso estimulante.

Como cualquier mal hábito , las reuniones ineficientes se pueden convertir en trabajo productivo.  

Aquí te compartimos algunas estrategias que puedes usar para lograr reuniones efectivas:

1. Preparar una agenda

Comienza por definir por qué deseas realizar la reunión.¿Es una reunión necesaria? ¿O puedes comunicar el mensaje a través de otros medios?

Si la reunión es necesaria, determina qué quieres lograr con ella, la idea es tener un propósito claro.

Antes de la junta, envía la agenda a los asistentes, y explica claramente el propósito de la reunión, así como los detalles de dónde y cuándo se llevará a cabo.

2. Limitar a los asistentes

Al limitar a los asistentes y solo invitar a personas clave, te aseguras de que tu reunión se mantenga estructurada y logres el resultado que deseas.

De lo contrario, corres el riesgo de terminar con un grupo de personas que no tienen una opinión clara y que podrían estar trabajando de forma más productiva en sus tareas habituales.

Cada asistente tiene un salario por hora. Si calculas todos los salarios por hora juntos, obtendrás un precio por hora bastante elevado para tu reunión.

3. Mantenga las reuniones lo más cortas y concisas posible

¿Cuál es la duración óptima de la reunión?

Si programa una reunión de 60 minutos, es probable que tú y tus compañeros de trabajo se llenen de información innecesaria.

Idealmente, solo deberían programarse reuniones de 15 minutos, muchas investigaciones muestran que nuestra capacidad de atención es de 10 a 18 minutos.

Si por alguna razón se requiere más tiempo para tratar ciertos temas, haz una breve pausa a mitad de la reunión para asegurarte de contar con la atención plena de tus compañeros de trabajo durante toda la reunión.

4.- Finaliza tu reunión con elementos de acción

Siempre asegúrate de que tu reunión tenga un resultado claro, respondiendo a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los siguientes pasos?
  • ¿Quién es responsable de ellos?
  • ¿Cuál es el plazo?

 

De esta manera, es fácil concluir la reunión. También te aseguras de que todos conozcan sus responsabilidades y se logre el objetivo.